Case da Paraibuna Embalagens é tema de workshop sobre Gestão de Projetos em evento de inovação

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Coordenadora de Projetos e Planejamento Estratégico, Nayara Gonçalves, conduziu workshop durante o 6° Encontro de Empreendedorismo & Inovação das Micro, Pequenas e Médias empresas de Juiz de Fora e Região

“Em projetos, a eficácia na execução não é apenas a medida do sucesso; é a dança equilibrada entre estratégia, detalhes e adaptação que compõe a sinfonia do gerenciamento bem-sucedido”. Foi com esta frase de Peter Druker, grande nome mundial em business, que a Coordenadora de Projetos e Planejamento Estratégico da Paraibuna Embalagens, graduada em Engenharia de Produção, com especialização em Gestão de Projetos e mais de dez anos de expertise em diversos setores, Nayara Gonçalves, sintetizou os aspectos relacionados à execução de projetos em uma organização. Responsável pela apresentação de workshop sobre o tema, durante o 6° Encontro de Empreendedorismo & Inovação das Micro, Pequenas e Médias empresas de Juiz de Fora e Região, a especialista utilizou o case do “Projeto MP 08”, da Paraibuna Embalagens, que tinha como objetivo dobrar a capacidade produtiva na planta de Juiz de Fora, para exemplificar como um planejamento bem elaborado, ancorado em metodologias eficientes e, sobretudo, no comprometimento de diferentes times de profissionais, é capaz de produzir resultados surpreendentes.

Enquanto o mercado leva de dois a três anos para concluir um projeto como este que incluía obras físicas e a montagem de uma nova linha de produção, na Paraibuna levamos apenas um ano e três meses”, conta Nayara. Sem contar que nos 456 dias de trabalho não houve qualquer acidente, mesmo considerando mais de quinze empresas terceiras envolvidas, sendo dez atuando simultaneamente, com cerca de 450 pessoas trabalhando na execução.

Nayara Gonçalves - jCoordenadora de Projetos e Planejamento Estratégico da Paraibuna Embalagens.

Comunicação eficiente é fundamental

“A comunicação eficaz, liderança adaptativa e a capacidade de aprender e se ajustar continuamente são fundamentais para o sucesso de projetos, construindo uma base sólida que transforma desafios em oportunidades e equipes em colaboradores inspirados”, acrescenta a coordenadora. Para que os participantes do workshop experimentassem, na prática, como se dá a execução de um projeto, Nayara dividiu o grupo em times e aplicou a dinâmica do Marshmallow Challenge, a fim de evidenciar a importância da colaboração e da adaptabilidade na resolução de desafios. Com palitos de espaguete, fita crepe, barbante e marshmallow, cada time deveria construir uma torre. A equipe vencedora foi a que construiu a estrutura mais alta (da mesa até o topo com o marshmallow preso na ponta), em vinte minutos. “Em um mundo VUCA (Volátil, Incerto, Complexo e Ambíguo), para que uma empresa alcance o sucesso é fundamental que ela tenha capacidade de adaptação. Isso é primordial na execução de um projeto, considerando os fatores, como escopo, mudanças, tempo, custo, qualidade e comunicação”, observa Nayara.

Case da Paraibuna Embalagens é tema de workshop sobre Gestão de Projetos em evento de inovação

Problemas de execução

De acordo com dados do Standish Group, em média, é comum que projetos tenham estouro de 189% no orçamento e de 222% em seu cronograma. Além disso, mais de 30% são cancelados antes da conclusão. Dos 70% que chegam ao final, mais de 50% têm resultados insatisfatórios.

Ainda que bem concebidas, 67% das estratégias fracassam em razão de deficiências de execução. A falta de comunicação eficaz é frequentemente citada como causa principal para as falhas em projetos. “Projetos com escopos mal definidos têm maior probabilidade de enfrentar problemas durante a execução”, explica Nayara.

Várias ferramentas auxiliam na execução dos projetos, como as que integram as Metodologias em Cascata e as Metodologias Ágeis. “A melhor delas é a que mais se adapta ao negócio/projeto”, observa a especialista que apresentou também o PMBOK. Um guia de boas práticas, diretrizes e definições relacionadas à gestão de projetos, cujo propósito é clarear o entendimento sobre orçamento, qualidade, aquisição, cronograma e outras competências.

CONFIRA O CICLO DE VIDA DO PROJETO :

Iniciação

A fase de iniciação define o propósito do projeto, identifica stakeholders-chave e avalia a viabilidade, resultando no desenvolvimento do termo de abertura do projeto.

Planejamento

A etapa em que se elaboram planos detalhados para guiar a execução do projeto, incluindo definição de escopo, alocação de recursos, cronograma e orçamento.

Execução

A fase em que os planos elaborados são colocados em prática, a equipe é mobilizada, e as atividades do projeto são executadas conforme o planejado.

Monitoramento e Controle

A etapa em que o progresso do projeto é monitorado, comparado com o planejado, e ajustes são feitos conforme necessário para garantir o sucesso do projeto.

Encerramento

A fase final do projeto, marcada pela formalização da aceitação do projeto pelos stakeholders, liberação de recursos e avaliação do desempenho, incluindo a documentação de lições aprendidas.

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